Que va hacer una wedding planner por ustedes?
En el post anterior, vimos Que es una wedding planner?, y me había comprometido al finalizar el artículo, a contarles en una nueva entrada que es lo que hace realmente una wedding planner, ya que no lo habíamos explicado en profundidad.
Es importante que sepan que hace y que no hacen una wedding planner antes de ir a reunirse con ella, para que cuando se plasmen que esperan de ellas, sepan desde un comienzo que es lo que le pueden pedir y esperar de esa persona.
Todo comienza con una simple conversación…
Una vez que ustedes lograron transmitirle a la wedding planner, el tipo de casamiento que quieren y están seguros que se sienten cómodos trabajando todos juntos, es recomendable que se firme algún tipo de contrato o documento en donde se deje todo por escrito para evitar inconvenientes posibles, a veces no hay malas intenciones de ninguna parte, si hay malos entendidos, y tengan en cuenta que lamentablemente hay mucha gente en el mercado de eventos diciendo ser profesional y no lo son.
Una de las primeras cosas que su wedding planner va a necesitar saber, es que presupuesto tienen disponible para la boda, aunque sea un número aproximado, que le permita saber que proveedores les puede acercar, cuales son los extras que pueden llegar a considerar su contratación, es muy frustrante para los novios, que se les acerque ideas o proveedores, que salen de las posibilidades que tienen.
Una vez que ya sabe qué presupuesto disponen, su organizador de eventos, va a crear la línea de tiempo con la que se llevarán a cabo las actividades.
Con la línea de tiempo y el presupuesto listo, va a comenzar a entrevistar a los posibles proveedores del gran día, y solo les acercará a ustedes aquellos que considere que mejor se adaptan a la idea de casamiento que ustedes tienen en mente.
Esta es una lista general de las actividades que puede realizar por ustedes su Wedding Planner, sobre esta base, ustedes eligen que servicios desean contratar, no hace falta que sean el 100% de ellos.
Una Wedding se encarga de:
- Crea un presupuesto de casamiento real
- Crea una línea de tiempo de las actividades que se realizarán para llegar relajados al día del casamiento, que va desde la búsqueda del lugar, la música para la fiesta, los preparativos de la novia etc.
- Lleva un control del presupuesto y distribuye cuanto se destinará a cada área.
- Busca el lugar para la ceremonia, como para la fiesta teniendo en cuenta la cantidad de invitados, el presupuesto, y la visión que tienen los novios
- Busca y recomienda los profesionales que coinciden con el estilo de una pareja, su idea de casamiento y el presupuesto disponible
- Hace de vínculo con el proveedor y consigue descuentos: nadie les va a bajar el precio fácilmente y con solo pedirlo una vez, pero al poner a tu wedding planner a negociar con él, puedes obtener más fácilmente un descuento, ya que el proveedor espera poder cerrar otros trabajos, así mismo, al tener relaciones muchos más larga con los proveedores, suelen ya de disponer de descuentos fijos a la hora de contratarlos a través de tu organizador, y también consiguen paquetes y ofertas que vos por tu cuenta no conseguirías.
- Revisa y negocia los contratos con los proveedores: Se asegurará que todo quede por escrito y firmado, para que no sean promesas falsas que quedan en el aire.
- Administra la lista de invitados y RSVP, como así también saber si algún invitado necesita una alimentación particular.
- Asesora a los novios con la vestimenta de ellos, como así también con la etiqueta del casamiento.
- Busca alojamientos para los invitados, en el caso que fuera lejos de la ciudad, o para aquellos que vengan de otro lado
- Crea la papelería del casamiento (invitaciones, mapa, menú, número de mesas, etc.)
- Diseña y crea la decoración del salón.
- Decora el lugar de la ceremonia
- Crea las planillas para el casamiento (timing de la novia, de armado y del casamiento, planilla de proveedores etc.)
- Supervisa todas las actividades del día de la boda (proveedores, coordinar de los tiempos del casamiento, maneja las situaciones de emergencia, paga proveedores y cancela los contratos)
- Supervisa el desmontaje del evento y que no surjan inconvenientes ni faltantes.
- Hace de porta voz de los novios tanto con los proveedores como con los invitados para cumplir sus deseos y caprichos
- Controla que todo sea con la calidad que se contrató, que las flores sean frescas, que la torta llegue a tiempo, que si la mantelería tenia manchas o algún inconveniente, sacar fotos para negociar un reembolso.
- Actúa de árbitro, es normal que durante la planificación del casamiento, surjan discusiones entre los miembros de la familia, tratando de negociar y ser neutral para llegar a un equilibrio y volver a la armonía
- Hace las tareas que nadie quiere hacer: cuando la fiesta termina y todos quieren irse a descansar, alguien tiene que contar las servilletas, manteles y vajilla sucias para devolver a la empresa, contar el sobrante de bebida, guardar los artículos de decoración de la empresa contratada que están decorando el jardín del lugar, etc.
- Proporciona trucos y consejos: al tener experiencia con otros casamiento, pueden ofrecer ideas y recomendaciones que los ayuden en el proceso de planificación
- Planifica y realiza las reservas para la luna de miel
Este es un listado general de todas las actividades que se encarga una wedding planner, pueden contratar el 100% de ellas, solo alguna, o tener sus propias actividades que van más con ustedes y las necesidades que tengan.
Que actividades necesitarían, o le hubiera gustado que realice una wedding en su casamiento?
Un beso
Laura Fadul
«El éxito de un evento está en los detalles!»
Laura Fadul -casamientos y eventos- 